Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени

Contents

На что уходит неиспользованная энергия

  • Самобичевание,
  • Самоедство,
  • Трата энергии на звонки по телефону,
  • На сервинг без цели в Интернете

Как понять, что вы “слили” свою энергию, не потратив ее на дело? В конце дня в таких случаях наступает опустошенное состояние.

Распространенные ошибки при работе с энергией:

Вы залили в себя 5 чашек кофе, чтобы успеть закрыть задачи до дедлайна и повысить продуктивность, но вы так и не разогнались. Концентрация не пришла. Наступило “стеклянное состояние”, пришло чувство вины, а с этим чувством в итоге вы легли спать.

Это все влияет на ваш следующий день. начиная от психоэмоционального состояния и заканчивая физическим (вспомните про 5 кружек кофе, они все еще в вас, а занчит, сон будет беспокойным).

Как все успевать женщине?

У женщины в течение дня накапливается множество забот и задач, которые она должна решить. Она работает, по дому выполняет работу, занимается воспитанием детей, еще и себя должна держать в отличном настроении и прекрасном виде. На все это одного дня точно не хватит. И здесь предлагаются такие советы:

  1. Делегируйте часть своих обязанностей мужу. Если вы занимаетесь ребенком, то муж может приготовить покушать, а не лежать на диване. Не берите на себя все обязанности, поскольку вы точно ничего не успеете сделать.
  2. Отдыхайте. В течение дня точно нужно хоть по 10 минут отдыхать от всех забот и дел, «переводить дух».
  3. Работой занимайтесь в рабочее время, а семьей – в свободное. Не тащите обязанности из дома на работу и с работы домой.
  4. Сначала выполняйте нужные и срочные дела, а потом уже все остальные. Все, что может потерпеть, отложите на потом.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

«Съешьте лягушку»

«Марк Твен как-то сказал, что если бы вы каждое утро съедали живую лягушку, остаток дня вы бы провели с чувством, что худшее уже позади», — пишет мотивационный спикер Брайан Трейси.

Что для вас является той самой «лягушкой»? Скорее всего, это самая большая и важная задача, которую вы всячески стараетесь откладывать на потом.

Вот что предлагает Трейси, чтобы вам было легче съесть свою лягушку::

  • Если вам нужно сделать два важных дела, начинайте с самого большого и сложного.
  • Заведите привычку выполнять самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.
  • Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
  • Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу
  • Отрабатывайте эту технику, пока не доведете ее до совершенства.

Как не совершать ошибок и зачем “есть лягушек” по утрам

Начинайте день с самого неприятного или сложного дела, действия. Например, позвонить клиенту, которому не хочется звонить. Это сложно, страшно. Но начните день с этого звонка.

Эффект от лягушек:

Когда вы начинаете день с такого действия у вас резко поднимается самооценка. Вы сделали то, что страшно – у вас появилась смелость. Соответственно, все остальные дела вы уже делаете с уверенностью в себе. Это будет влиять на ваш следующий положительно даже если вы не сделаете и половины остальных дел, записанных в ежедневнике. 

Всякое бывает

У всех, даже самых успешных людей бывают дни, когда они ничего не делаю, тупят и не могут быть на 100% продуктивны. Это нормально. Ведь мы живые люди.

Не думайте, что люди которые со стороны выглядят идеальными на самом деле такие. Если они производят такое впечатление, скорее всего, это не искренне. Смотрите реалистично на планирование своих собственных дел и вместо самоедства – “ешьте лягушек” по утрам.

Игорь Манн советует: как стать счастливым, энергичным и эффективным человеком без коучей и духовных наставников

Как заработать миллион за полгода

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.
А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Советы по тайм-менеджменту для женщин

Тайм-менеджмент по-женски предлагает следовать 10 простым рекомендациям:

Не считайте планирование ограничением вашей свободы

Это высвобождение времени на себя.
Составляя распорядок дня, разделяйте дела по важности. Также группируйте их по сферам

Это может быть работа, семья, развлечения и т.д.
Не нагружайте себя делами. Максимум их должно быть не больше 10. И это включая мелкие задачи. В противном случае к вечеру вы будете чувствовать себя как «выжатый лимон». Это не лучшее состояние для общения с детьми и супругом.
В течение дня выполняйте по 2 глобальные задачи. Остальные пусть будут менее важными.
По возможности некоторые вопросы решайте по телефону или с помощью интернета.
Попробуйте одновременно выполнять несколько дел. Например, провожая ребенка в детский сад или школу, зайдите в магазин за продуктами. Или при приготовлении обеда слушайте программы по изучению иностранных языков.
Научитесь говорить твердое «нет». Это умение понадобится на работе, когда кто-то пытается переложить на вас обязанности. Выполняйте свою работу, а не решайте чужие проблемы.
Пытаясь справиться сразу со всеми делами, женщины спешат, сбиваются и нервничают. Не спешите. Это одно из главных правил тайм-менеджмента. Решайте задачи уверенно и спокойно.
Не забывайте об отдыхе. На неделе у вас должен быть хотя бы 1 выходной. Занимайтесь в этот день тем, что отвлекает от быта и каждодневной суеты.
В распорядке дня указывайте четкое время, отведенное на выполнение того или иного дела.

Эти советы доказывают, что женщинам хватает 24 часов в сутки для того, чтобы оставаться хорошими мамами, хозяйками и женами.

Пользуйтесь благами цивилизации

Не ходите на маникюр в салон – пусть мастер приедет на дом. Не тратьте время на шопинг – сейчас и одежду, и еду можно заказать через интернет. Не ходите в банк или на почту, чтобы оплатить коммунальные платежи. При покупке сложной/дорогой вещи можно сделать выбор, почитав характеристики и отзывы в сети, а затем быстро купить в ближайшем магазине. Так вы не потратите целый день на походы по торговым точкам и сравнение предложений.

Пользуйтесь домашними гаджетами, облегчающими уборку, приготовление пищи и другие хозяйственные дела. Подумайте, какие приложения, онлайн магазины и бытовая техника могут экономить ваше время.

Не забывайте себя любить!

Придя с работы, не спешите тут же готовить ужин для своей семьи, быстро бежать в комнату к детям и проверять домашнее задание, убирая детскую наряду с этим.

Позвольте своим домочадцам немного поухаживать за вами. Поверьте, вашему мужу и ребенку будет очень приятно о вас позаботиться. Например, разогреть ужин не составит никакого труда. А взамен на радостную и отдохнувшую маму и жену, так это и вовсе приятное дело.

По возможности, хотя бы на выходных, отдавайте своих малышей под опеку бабушкам и дедушкам, чтобы была возможность немного расслабиться в теплой ванне, выпить чашечку кофе и посмотреть футбол или фильм с мужем, закончив день романтическим ужином.

Важно любить не только своих детей и мужа, но и саму себя. Тогда и отношение к вам значительно изменится в лучшую сторону

Уважайте себя и свой труд, и не перегружайте себя работой. В конце концов, от нестиранного недельного белья еще никто не умирал, а холодный ужин — это не конец света.

Детская неорганизованность

Отдельной темой в домашних делах стоит детская неорганизованность, но справиться с ней можно. Если хотите избавиться от утренней суматохи перед садиком, школой, институтом и успевать на работу вовремя – заставляйте детей готовиться к следующему дню с вечера. Учите малышей убирать квартиру самостоятельно: пылесосить, поливать цветы и вытирать пыль. Это несложные для них задания, которые можно превратить в весёлую игру. Но не используйте насилие в привлечении детей к уборке. Будьте умнее и хитрее. Насилие – это слишком «топорный» и нервозный способ приучения ребёнка к домашним обязанностям, такая практика не даст ожидаемых результатов.

5 советов по хозяйству для работающей мамы

Не разрешайте маленьким проказникам уклоняться от дел в доме. Малыши должны понимать, что домашние дела и порядок не менее важны, чем школьные уроки. Дети не организованны, и если ребёнок не знает с чего начать и какую последовательность действий выбрать – покажите ему.

Как успевать всё делать дома: рациональный подход

Не превращайтесь в сороку. В гнезде у этой птицы масса ненужных предметов. Легко расставайтесь с вещами, которыми ни разу не пользовались за последний год. Безжалостно избавляйтесь от любой старой вещи, если купили подобную новую.

Квартира — не склад. Если жалко выкинуть – раздайте или продайте. Чем больше ненужных безделушек в квартире, тем больше усилий идёт на их обслуживание. Рационально организуйте пространство и время. Это касается всего. Например, используйте дома функцию автоответчика в телефоне, чтобы самостоятельно выбирать удобный момент для разговора.

Забота о себе

Не забывайте о себе любимой. Минимум один раз в неделю делайте в ежедневнике запись об «уборке самой себя». Не забывайте предупреждать об этом родню и старайтесь, чтобы мамины косметические процедуры не нарушали общие планы. Кроме того, освобождайте от повседневных забот каждую субботу или воскресенье и проводите этот день весело и с пользой для семьи.

Если раньше вы ничего не успевали, не беда. Теперь можно всё исправить и спокойно выполнять запланированные дела по дому. Просто придерживайтесь перечисленных рекомендаций, и помните, хозяйками не рождаются, а опыт приходит со временем, но только к тем, кто этого хочет.

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

  1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
  2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
  3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
    • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
    • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

  1. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
  2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
  3. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
  4. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
  5. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
  6. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
  7. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

  1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
  2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

Пользуйтесь благами цивилизации

Не ходите на маникюр в салон – пусть мастер приедет на дом. Не тратьте время на шопинг – сейчас и одежду, и еду можно заказать через интернет. Не ходите в банк или на почту, чтобы оплатить коммунальные платежи. При покупке сложной/дорогой вещи можно сделать выбор, почитав характеристики и отзывы в сети, а затем быстро купить в ближайшем магазине. Так вы не потратите целый день на походы по торговым точкам и сравнение предложений.

Пользуйтесь домашними гаджетами, облегчающими уборку, приготовление пищи и другие хозяйственные дела. Подумайте, какие приложения, онлайн магазины и бытовая техника могут экономить ваше время.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах

Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного. Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности

В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Как правильно составлять список дел?

  1. Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
  2. В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
  3. Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Составьте список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
  4. Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
  5. Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
  6. Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет

Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.

Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.

Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.

Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.

При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.

При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Бросьте нелюбимую работу

Мы выросли с мыслью, что работа и не должна приносить радость, она приносит доход. Но, поверьте, любимое дело может быть прибыльным. Двигайтесь к своей мечте, подготовьте подушку финансовой безопасности и рискните заняться любимым делом. Работа не должна быть пыткой. Если вы систематически ничего не успеваете, возможно, вы:

  • Действительно перегружены;
  • Выполняете обязанности, которые не соответствуют вашей квалификации;
  • Не можете заставить себя приступить к работе, потому что заняты «не своим» делом.

Всё это — повод обсудить с руководством сложившуюся ситуацию и найти решение.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

Советуем выдержать следующий алгоритм действий:

Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы

Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

Критерии важности

Критерий срочности

Задача лежит в сфере моих жизненных приоритетов и достижения ключевых целей (да-важно, нет-неважно)
Не сделаю сейчас – задача потеряет свою актуальность
Невыполнение влечет за собой серьезные последствия (да-важно, нет-неважно)

  1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
  2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
  3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
  4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

  • Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
  • Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
  • Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
  • Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
  • Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
  • Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
  • Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
  • Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
  • Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
  • Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
  • Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
  • Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
  • Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
  • Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

СРОЧНО
НЕ СРОЧНО

ВАЖНО
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч.Навестить друга в больнице

Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход) Съездить на прием к окулистуЗайти в бухгалтерию
Позаниматься английским

НЕ ВАЖНО
Заехать в банк, внести платеж за ипотеку Купить корм для котаКупить новую прокладку для крана
Отправить книгу коллеге

ПодстричьсяКупить продуктов
Сходить в бассейн
Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Шесть секретов управления личным временем

  1. Составляйте список предстоящих дел

Возьмите за правило — составлять накануне список предстоящих дел на завтра. Конечно, не факт, что вам удастся переделать все из того, что вы  запланировали. Но, это поможет вам  и дома, и на работе упорядочить время таким образом, чтобы успеть сделать их большую часть.
Психологи и специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют начинать свой день с постановки 2 – 3 ключевых заданий на день.

Удастся сделать больше – просто великолепно, но основную часть усилий нужно направить на выполнение именно этих первоочередных дел. Со временем такое планирование станет для вас ежедневной нормой, и вы забудете, что такое авралы на работе и беспорядок в бытовых делах.

2. Используйте правило 20/80

Существует такой принцип, или закон Парето: 20% затраченных усилий дают 80% результата. И наоборот: 80% усилий дают всего 20% результата.
Есть над чем задуматься, когда вы задаете себе вопрос: «Как все успеть?»

Основной практический смысл, который можно извлечь из этого правила, следующий: максимум усилий нужно направить на выполнение самого сложного и самого важного задания, и вы получите результат намного быстрее, чем если рассеете силы на мелкие, малозначительные этапы. 3

Занимайтесь спортом

3. Занимайтесь спортом

На протяжении дня делайте по крайней мере небольшую 30-минутную разминку. Получасовую зарядку можно включить даже в очень загруженный распорядок дня, а польза от нее неоценима. Регулярные физические упражнения необходимы не только для физического здоровья и красоты.

Занимаясь спортом, вы улучшаете кровообращение во всем теле, в том числе – и в головном мозге. Следовательно, ваша «умствующая верхушка» будет работать намного эффективнее.
Благодаря зарядке вы сможете улучшить память и другие когнитивные функции, будете мыслить более креативно и схватывать любую информацию буквально на лету. Да и настроение будет на высоте!

4. Концентрируйтесь на выполнении одной задачи

Не пытайтесь уподобиться Юлию Цезарю, который был любителем выполнять несколько дел одновременно. Многочисленные исследования психологов давно подтвердили, что легендарный император был редчайшим исключением из правил.
Увы, такой подход к работе отнюдь не способствует продуктивности!

Психологи настаивают, что одновременное выполнение нескольких дел снижает эффективность деятельности, ухудшает качество выполненной работы, и при этом отнимает больше усилий, чем вы потратили бы, если бы выполнили эти задачи последовательно. Все потому, что снижается концентрация внимания, и вашему мозгу приходится работать на повышенных оборотах. Лучше сконцентрироваться на выполнении одной задачи, самой актуальной в данный момент.

5. Контролируйте информационные потоки

Ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством информации и наш мозг вынужден усваивать и переваривать все эти сведения, затрачивая на это бесценные психические ресурсы. Печально, что большая часть информации, которая ежедневно выливается на нас из СМИ и социальных сетей, совершенно бесполезна для нас.

Эксперты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют вдумчиво дозировать подобного рода информацию, избегать информационного шума из СМИ и интернета. Стоит всего лишь взять под контроль ситуацию – уменьшить время, проведенное в соцсетях и за просмотром телевизора, и вы удивитесь, сколько дополнительного времени вы смогли освободить.
К тому же, это невероятно эффективно помогает «разгрузить мозг».

6. Вовремя заканчивайте рабочий день

Не позволяйте работе покушаться на ваше личное время, научитесь выполнять все поставленные задачи в течение рабочего дня и не оставаться в офисе сверх нормы.

Возьмите себе за правило выключать рабочий компьютер каждый день в одно и то же время, а остаток дня посвящать семье, друзьям, собственным увлечениям или уходу за собой.
Общеизвестно, что смена деятельности – это лучшее лекарство от усталости.
После работы стоит заняться приятными делами, которые вам интересны и доставляют удовольствие. Это поможет быстрее восстановить свои силы и избежать синдрома профессионального выгорания.

Вот такие секреты управления временем! Надеюсь, они вам помогут в решении вопроса: «Как все успевать на работе и дома?» Удачи!

Грамотное планирование

Первым делом вам нужно подумать о том, как вы будете планировать свою жизнь. Да, именно так: «жизнь». Мы рекомендуем регулярно записывать планы на неделю, месяц и даже год. Вы ведь наверняка видели в магазинах канцтоваров ежедневники? Они до сих пор пользуются спросом именно из-за возможности писать в них планы, не забывая потом о них. Вы, конечно, можете вместо них использовать то или иное мобильное приложение.

В идеале у вас должны быть планы, как уже сказано выше, трех категорий. Но можно обойтись и планом на неделю. Его можно составлять, например, в приложении Todoist. Здесь каждой задаче можно даже приоритет выставить

Это позволит вам быстро понять, на чём именно сегодня сосредоточить внимание в первую очередь, а каким делом заняться ближе к вечеру. Todoist даст вам знать, как должен пройти ваш день — хотя бы частично

Здесь даже имеется некоторая стимуляция — если вы будете выполнять все поставленные себе задачи, то ваш рейтинг будет расти.

Главное преимущество мобильного приложения — его виджет всегда будет на экране смартфона, прямо перед вашими глазами. Оно умеет и уведомлять о скорой встрече или необходимости выполнить какое-то дело. Словом, оно будет всячески вас подстёгивать к тому, чтобы не заниматься бездельем. Уже одно это позволит вам всё успевать. Но, конечно, не стоит загружать себя всевозможными задачами — постарайтесь добиться того, чтобы у вас было регулярное время на отдых.